Qualitätsmanagementsystem

der Steuerberaterkanzlei Matthias Graf

In der Steuerberaterkanzlei Matthias Graf, Turniergasse 16, 99084 Erfurt, besteht seit dem 1. Januar 2005 ein

Qualitätsmanagementsystem
nach der internationalen Norm „ISO 9001 : 2015“,

das im gesamten Tätigkeitsablauf umgesetzt wird. Dieses Qualitätsmanagementsystem ist am 30. Juni 2017 durch die unabhängige und akkreditierte TÜV Thüringen e.V. Zertifizierungsstelle für Systeme und Personal, Service-Center Jena zertifiziert worden. Im Ergebnis dieser Qualitätsüberprüfung wurde meiner Steuerberaterkanzlei das Zertifikat mit der Registriernummer: 15 100 53052 verliehen:

Die Einführung und umfassende Durchsetzung des geschlossenen Qualitäts- managementsystems drückt aus, dass meine Steuerberaterkanzlei qualitativ hochwertige Dienste und Leistungen erbringt, eine große Kundenzufriedenheit aufweisen kann, um somit zu den führenden Anbietern ihrer Branche zu zählen.

Die Anwendung des Qualitätsmanagementsystems dokumentiert den praktizierten exakten, chronologischen, auf die Bedürfnisse der Mandanten zugeschnittenen Arbeitsablauf in der Steuerberaterkanzlei Matthias Graf im Außenverhältnis.
Meine Kanzlei fungiert dabei als vielfältige Schnittstelle im Zusammenwirken zwischen Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen einerseits sowie Ämtern, Banken und Behörden andererseits. Dabei ist die exakte Umsetzung der Gesetzlichkeiten und Rechtsvorschriften bei der umfassenden Betreuung und Begleitung der Vorhaben und Ziele der Mandanten von entscheidender Bedeutung.

Aus diesen Gründen stelle ich bei den gesamten Arbeitsabläufen der Steuerberaterkanzlei eine kontinuierliche Qualitätssicherung und -kontrolle sicher. Durch das Gesamtqualitätsmanagementsystem wird sowohl für die bestehenden und künftigen Mandanten als auch für die Finanzämter, Banken, öffentlichen Behörden und übrigen Stellen äußerlich erkennbar, dass das Steuerberaterbüro Matthias Graf die gesetzlich gestellten Vorgaben exakt umsetzt, auf die Kundenwünsche genauestens eingeht, um zu den führenden Kanzleien ihres Bereiches zu zählen.

Die Grundlage und das Kernstück des Qualitätsmanagementsystems bildet das

Qualitätsmanagement - Handbuch

in dem alle Prozesse, Vorgänge und Abläufe, die sich innerhalb der Steuerberaterkanzlei vollziehen, umfassend beschieben, schematisch dargestellt und somit schriftlich dokumentiert sind.

Aufgabe und Sinn des Qualitätsmanagementsystems ist es, den

Gesamtprozessablauf

in der Steuerberaterkanzlei Matthias Graf als

  • in sich geschlossenen,
  • komplett und jederzeit funktionierenden,
  • leistungsstarken,
  • alle rechtlichen Vorgaben umsetzenden,
  • umfassend mandantenorientierten

Tätigkeitskreislauf täglich zu praktizieren und kontinuierlich zu vervollkommnen.

Dabei kommt es unter anderem darauf an:

  • die Mandantenzufriedenheit regelmäßig zu analysieren;
  • die Prozesse und Dokumente ständig zu überwachen und zu bewerten;
  • Datenanalysen und interne Kontrollen durchzuführen;
  • Fehler zu erkennen, zu beseitigen und zu minimieren;
  • Verbesserungen, Korrekturen und Vorbeugemaßnahmen zu treffen.

Das Qualitätsmanagementsystem der einzelnen Prozesse ist in der Steuerberaterkanzlei Matthias Graf aufgebaut nach den Prinzipien:

  1. Schaffung der Voraussetzungen und Organisation der Prozesse
  2. Auftragserteilung
  3. Nachschau

Qualitätspolitik

Das erstrangige Ziel unserer Steuerkanzlei besteht in einer dauerhaften, den Interessen unserer Kunden entsprechenden Leistungskraft, um im Wettbewerb bestehen und ihn mitbestimmen zu können.

Die Qualitätspolitik des Steuerberaters Matthias Graf ist deshalb gerichtet auf:

zufriedene Kunden

  1. Mandanten:
    - Unternehmen (Einzelunternehmen, Personen- und Kapitalgesellschaften);
    - Selbständig Tätige;
    - Privatpersonen;
  2. Behörden:
    - Finanzämter;
    - Banken;
    - Sozialversicherungsträger;
    - Kammern, Verbänden und öffentlichen Ämtern

durch:

  • eine Gesamtorganisation, die die exakte Umsetzung der Gesetzlichkeiten und Rechtsvorschriften bei der umfassenden Betreuung und Begleitung der Vorhaben und Ziele der Mandanten als erstrangige Aufgabe festlegt.
  • Gutes Image und Mandantenorientierung bei den gebotenen Leistungen. Die Kanzlei fungiert dabei als vielfältige Schnittstelle im Zusammenwirken zwischen Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen einerseits sowie Ämtern, Banken und Behörden andererseits.
  • Minimale Reibungsverluste bei allen internen und externen Abläufen
  • Identifizierung der Mitarbeiter mit den Zielen und der hohen Leistungsfähigkeit der Steuerkanzlei

dauerhaften Gewinn:

  • gleichbleibender bzw. steigender Umsatz und Gewinn;
  • - hohes Ansehen bei den Mandanten, Behörden, Kooperationspartnern und im Berufsverband

durch:

  • Partnerschaft mit Mandanten und Finanzämtern, Banken, öffentlichen Behörden sowie übrigen Stellen
  • Wirksame Technik und Organisationsmethoden
  • Permanente Bearbeitung des Marktes
  • Einsatz ausgebildeter, kompetenter und motivierter Mitarbeiter
  • kontinuierliche Qualitätssicherung und -kontrolle, um eine stetige Verbesserung der identifizierten Prozesse sicherzustellen.

Aus dieser Qualitätspolitik ergeben sich für meine Kanzlei folgende

Qualitätsziele:

  1. vollständige Umsetzung und kontinuierliche Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems;
  2. reibungsloser Ablauf aller Geschäftsprozesse, bestehend aus Management-Prozessen, Dienstleistungs-Prozessen und unterstützenden Prozessen;
  3. Realisierung der Mandantenwünsche im Rahmen der Möglichkeiten
  4. Erfüllung aller rechtlichen Forderungen sowie der Aufgaben, die von den Behörden (Finanzämtern, Sozialversicherungsträgern, Banken, Kammern, Verbänden und öffentlichen Ämtern) an die Kanzlei gestellt werden;
  5. konsequente Termin- und Fristeneinhaltung;
  6. hoher und umfassender Aus- und Fortbildungsstand aller Mitarbeiter der Steuerberaterkanzlei;
  7. Haltung und langfristiger kontinuierlicher Ausbau des Mandantenstammes;
  8. regelmäßige Mandantenbetreuung mit unterschiedlichen Formen;
  9. ständige Gewährleistung der vollen Einsatzbereitschaft der Bürotechnik und der Software;
  10. hervorragend gestaltete territoriale und räumliche Infrastruktur sowie Arbeitsumgebung;
  11. Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems der Steuerberaterkanzlei nach der internationalen Norm „ISO 9001 : 2008“
  12. Erhöhung des Bekanntheitsgrades der Steuerberaterkanzlei durch eine enge Zusammenarbeit mit vielen Kooperationspartnern sowie durch unterschiedlichste Formen der öffentlichen Präsentation.

Die Geschäftsprozesse

in der Steuerberaterkanzlei Matthias Graf gliedern sich in

Management-
Prozesse =

Haupttätigkeitsfelder der Kanzlei
Dienstleistungs-
Prozesse =

Prozesse zur Unterstützung und Beratung der Mandanten
unterstützende
Prozesse =

Prozesse zur Gewährleistung des Kanzleiablaufs

Die Verwirklichung der Qualitätspolitik, die Umsetzung der Qualitätsziele sowie die Wirksamkeit des bestehenden Qualitätsmanagementsystems wird kontinuierlich überprüft. Dazu dienen:

  1. Interne Audits;
  2. Externe Audits;
  3. Managementbewertungen.

A. Interne Audits

Es erfolgen in regelmäßigen Abständen interne Audits (= Überprüfungen), um festzustellen, ob

  • das Qualitätsmanagementsystem kontinuierlich umgesetzt wird;
  • die rechtlich geforderten Normen und Anforderungen jederzeit erfüllt werden;
  • die Belange aller Mandanten und weiteren Partner vollständig realisiert werden;
  • die innerhalb der Steuerberaterkanzlei bestimmten Regelungen umgesetzt werden.

Interne Qualitätsaudits sind ein Führungsinstrument der Geschäftsleitung im Rahmen ihrer Qualitätspolitik und dienen der Durchsetzung, Kontrolle und Verbesserung der Maßnahmen des QM-Systems und dessen Wirksamkeit in der Steuerberaterkanzlei

Sie werden in allen Bereichen und Abläufen der Steuerkanzlei durchgeführt, z. B.:

  • Qualitätsmanagementhandbuch und weitere Dokumente zum QM-System;
  • Finanzbuchhaltung;
  • Lohnbuchhaltung;
  • Jahresabschlüsse;
  • Steuererklärungen;
  • Dienstleistungsprozesse;
  • Wirksamkeit und Funktionsfähigkeit der unterstützenden Prozesse.

B. Externe Audits

Jährlich wird ein Überwachungsaudit in der Steuerberaterkanzlei durch die TÜV Thüringen e.V. Zertifizierungsstelle für Systeme und Personal durchgeführt.

Weiterhin erfolgen die externen Audits durch Kontrollen verschiedener Behörden bei einzelnen Mandanten, die in der Regel in den Räumen der Steuerberaterkanzlei durchgeführt werden. Zu den Prüfungsbehörden und -inhalten zählen:

  • Finanzämter: Betriebsprüfungen, Kontrollen zur Umsatzsteuer, Lohnsteueraußenprüfungen;
  • Rentenversicherungsträger: Prüfungen zur Sozialversicherungspflicht von Beschäftigten der Mandanten, zur Berechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge sowie Kontrollen der verschiedenen Krankenkassenmeldungen;
  • Berufsgenossenschaften: Prüfungen zur Berechnung der Bemessungsgrundlagen der Beiträge zu den einzelnen Berufsgenossenschaften, Kontrollen der Beitragsabführungen.

Die Ergebnisse dieser Kontrollen, die sowohl im Abschlussgespräch mit dem Steuerberater und dem jeweiligen Mandanten als auch im schriftlichen Prüfungsbericht dargelegt werden, haben nicht nur Auswirkungen auf die zukünftigen Handlungsweisen des überprüften Unternehmens, sondern auch auf die betreffenden Abläufe innerhalb der Steuerberaterkanzlei bis hin zur Gestaltung der Zusammenarbeit zwischen dem Steuerbüro und dem Mandant.

C. Managementbewertungen

Einmal jährlich wird in der Steuerberaterkanzlei eine Managementbewertung durchgeführt. Sie beinhaltet eine umfassende Analyse des Gesamtablaufs in der Kanzlei sowie der einzelnen Geschäftsprozesse. Daraus werden  Schlussfolgerungen gezogen, die durch entsprechende Maßnahmen, Aktivitäten, Veränderungen und notwendige Investitionen umgesetzt werden.

Die Managementbewertung umfasst folgende Schwerpunkte:

  1. Qualitätsmanagementsystem - Gesamteinschätzung;
  2. Wirksamkeit der Geschäftsprozesse in der Steuerberaterkanzlei;
  3. Einschätzung des Aus- und Fortbildungsstandes der Mitarbeiter;
  4. Wirksamkeit der Arbeit mit den Mandanten;
  5. Betriebswirtschaftliche Analyse für den Berichtszeitraum;
  6. Darstellung des Mandantenstammes in fachlicher und räumlicher Hinsicht;
  7. Einschätzung des Standes der technischen Ressourcen, der Infrastruktur und der
    Arbeitsumgebung.